E-Mails bändigen: Inbox-Zero-Assistenten
Betreffe: Fremde Worte
Der bloße Anblick eines vollen Posteingangs kann den Stresspegel in die Höhe schnellen lassen. Unsortierte Betreffzeilen, formuliert von fremden Menschen. Der Posteingang ist eine To-Do-Liste, die von anderen geschrieben wird. Unser Körper reagiert sofort auf dieses fremde Chaos:
"Kampf-oder-Flucht"-Modus
Die Nebennierenrinde schüttet Stresshormone aus (Cortisol), diese erhöhen den Blutzuckerspiegel, die Herzfrequenz, den Blutdruck…
Wenn dieser Zustand andauert, ist das schädlich für unseren Körper. Langfristige Belastungen können zu gesundheitlichen Problemen wie Herzerkrankungen, Schlafstörungen, Depressionen und Gedächtnisproblemen führen.
Der Posteingang ist eine To-Do-Liste, die von anderen geschrieben wird.
- Nick Sonnenberg
Sicherheit und Kontrolle
Ein geordneter, übersichtlicher, oder gar leerer Posteingang wirkt beruhigend auf unser Gehirn. Es sendet ein Signal der Sicherheit und Kontrolle aus, das den Stresspegel senkt und uns hilft, uns auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.
Inbox Zero ist somit mehr als nur eine Produktivitätstechnik. Es ist eine Methode zur Stressbewältigung und zur Förderung unserer geistigen und körperlichen Gesundheit.
Die Methode
Die Inbox-Zero-Methode wurde von Produktivitätsguru Merlin Mann 2006 veröffentlicht:
Löschen/Archivieren: Nicht relevante E-Mails sofort löschen oder archivieren.
Delegieren: Die Aufgabe, die mit der E-Mail verbunden ist, an eine geeignete Person weitergeben.
Antworten: Wenn die Beantwortung weniger als zwei Minuten dauert, sollte die E-Mail sofort beantwortet werden.
Verschieben: Wenn eine E-Mail mehr Zeit erfordert, wird sie in einen Ordner verschoben, um sie später zu bearbeiten.
Durchführen: Wenn eine E-Mail eine Aufgabe beinhaltet, die sofort erledigt werden kann, sollte sie sofort durchgeführt werden.
Mittlerweile ermöglichen praktische Apps, E-Mails zur späteren Verarbeitung auszulagern:
Aufgaben-Apps
Notizen-Apps
Speicher-Apps
und natürlich Kalender-Apps
Trotz seines simplen Namens, ist "Inbox Zero" nicht einfach nur das Ziel, keine ungelesenen E-Mails im Posteingang zu haben. Es ist eine Arbeitsmethode, die darauf abzielt, unsere Zeit und Aufmerksamkeit besser auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.
Die Gefahr der Inbox-Zero-Methode
Es ist wichtig zu beachten, dass man nicht gleich bei jedem neuen E-Mail reagieren muss bzw. darf. Das ständige Wechseln von der aktuellen Tätigkeit zum Posteingang und wieder zurück verbraucht zu viel Zeit und Energie. Je nach Arbeitsumfeld reicht es, wenn man 1 bis 2 Mal am Tag seinen Posteingang ausmistet. Wir wollen ja nicht zum obsessiven Postfach-Jäger werden.
Entsprechend kann man auch die Benachrichtigungen am Handy drosseln oder gar deaktivieren. Man kann seinen Kontakten klar machen, dass E-Mails nicht für dringliche Kommunikation geeignet ist. Dafür gibt es Chat-Apps oder das gute alte Telefonat!
Meine 4 Assistenten: die Apps
Um E-Mails loszuwerden, die ich nicht sofort bearbeiten kann oder will, oder deren Inhalt ich später benötigen könnte, teile ich sie nach folgenden 4 Bedeutungen auf: Zu tun, zu lesen, zu planen, zu sichern. Hier sind die 4 Apps, die mir helfen, dies in die Praxis umzusetzen:
Zu tun - Todoist
Jede E-Mail, die eine zu erledigende Aufgabe enthält, wandert in die Todoist-App. Diese App hilft mir dabei, den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten und nichts zu vergessen. Außerdem erlaubt sie auch das delegieren der Aufgabe an Kollegen, die dieselbe App benutzen. Ich werde automatisch benachrichtigt, wenn die Aufgabe erledigt wurde.
2 Monate kostenloses Todoist Pro-Abo jetzt sichern!
Mit diesem Gmail-Addon kann ich direkt in Gmail eine Aufgabe in Todoist erstellen, priorisieren und einordnen. Die Aufgabe enthält dann auch einen Link zum ursprünglichen E-Mail, sodass ich das E-Mail selbst getrost archivieren kann. Falls die Aufgabe komplex ist, und ich oft auf das E-Mail zugreifen muss, markiere ich es evtl. doch noch mit einem Stern.
Zu lesen - Notion
Interessante Artikel oder Informationen, die ich später lesen möchte, landen in der Notizen-App Notion. Notion ist nicht nur mein digitales Archiv für lesenswerte Inhalte. Ich kann es strukturieren wie ich will und Informationen verlinken. Daher benutze ich es auch für meine Recherchen und Projekte.
Mit diesem Gmail-Addon kann ich direkt in Gmail Informationen in Notion einordnen. Anschließend kann ich das E-Mail dann sogar löschen.
Zu sichern - Google Drive
Wichtige Dokumente, Rechnungen, Verträge und Belege, die in E-Mails enthalten sind, ordne ich in Google Drive ein. In Gmail geht das mit einem Klick. So kann ich später jederzeit darauf zugreifen.
Zu planen - Google Kalender
Termine, Einladungen und Fristen werden in meinem Google Kalender gespeichert. Dies geht bei den meisten Mails, die Termine enthalten, direkt in Gmail. Am Computer habe ich in Gmail auch den Kalender in der rechten Spalte sichtbar. Am Handy habe ich ihn als Widget auf meinem Startbildschirm. Der Kalender ist Dreh- und Angelpunkt jeglicher Planung, daher habe ich ihn stets zur Hand.
Auch Todoist-Aufgaben mit einem Fälligkeitstermin kann ich im Google Kalender anzeigen lassen. Und in Kalender-Einträgen kann ich Links zu den nötigen Drive-Dokumenten und Notion-Notizen hinterlegen. So schließt sich der Kreis.
Ausnahmen erweitern die Regel
Zu drucken - zurückstellen
Bei E-Mails, die ich einfach nur ausdrucken möchte, wenn ich das nächste Mal im Büro bin, nutze ich die Gmail-Funktion “zurückstellen”. Ich wähle den Zeitpunkt aus, wenn ich im Büro ankomme, und somit verschwindet das E-Mail bis dahin aus meinem Posteingang.
In Outlook und Apple Mail heißt diese Funktion “schlummern”.
Zu verfolgen - Labels / Etiketten / Ordner
Manchmal geht es wirklich um den Schriftverkehr zu einem bestimmten Thema. Ich habe keinen Einfluss darauf, ob mein Gegenüber auf das passende E-Mail antwortet oder einen neuen Betreff formuliert. In diesen Fällen markiere ich die E-Mails mit einem entsprechenden Label (Etikette). So kann ich den Gesprächsverlauf später leichter rekonstruieren.
Manche E-Mail-Apps verwenden statt Labels immer noch Ordner. Ein Label ist im Prinzip wie ein Ordner, mit dem Vorteil, dass ein E-Mail auch mehreren verschiedenen Labels zugeordnet werden kann. So könnte man natürlich E-Mails als “zu beantworten” labeln, oder “zu lesen” - aber das Auslagern in externe Apps verhindert, dass man ständig in der E-Mail-App hängt, völlig ungeschützt von spontanen Ablenkungen.
Zu ignorieren - (Un-)Wichtigkeit
In Gmail können E-Mails als wichtig oder unwichtig markiert werden. Gmail lernt mit der Zeit, welche (Arten von) Absender für mich wichtig sind. Ich kann dann kurzfristig unwichtige E-Mails im Postausgang ausblenden, und nur die wichtigen bearbeiten, bis der Posteingang leer scheint. In hektischen Zeiten eine wahre Erleichterung.
Außerdem kann ich somit auch Benachrichtigungen über unwichtige E-Mails gezielt deaktivieren.
Disziplin + Apps = Freiheit
Ich gebe zu, es erfordert ein bisschen Disziplin und Organisation, die Inbox-Zero-Methode umzusetzen. Aber es lohnt sich! Eine leere Inbox ist nicht nur eine Wohltat für die Augen, sondern auch für den Geist.
Wenn man sich erst daran gewöhnt hat, dass alle Verpflichtungen in einer einzigen Aufgaben-App festgehalten sind, und alle Informationen griffbereit sind, lebt es sich viel unbeschwerter.
Mit der richtigen Herangehensweise und den richtigen Tools kann die Inbox-Zero-Methode ein wertvoller Verbündeter im Kampf gegen die tägliche E-Mail-Flut sein. Es geht darum, einen klaren, organisierten Ansatz zu wählen und stets den Überblick zu behalten.
Die Wahl der Waffen überlasse ich jedem selbst
Für mich hat sich jedoch Todoist seit Jahren bewährt. Ich empfehle diese Aufgaben-App jedem, der noch keine hat. Sie ist einfach, übersichtlich, schnell und hübsch, und bietet dennoch alle wichtigen Funktionen zu einem sehr günstigen Preis. Die meisten Funktionen sind sogar im kostenlosen Tarif enthalten.
Und Notion ist einfach der Tausendsassa unter den Apps. Viele benutzen Notion auch für ihre Aufgaben. Mit dem kostenlosen Tarif ist man nicht einmal sonderlich eingeschränkt…
Versucht es einfach mal! Gerne helfe ich bei der Einrichtung.
Möge die App mit euch sein
